Tutorial 22: ZUGFeRD 2.x / Factur-X (EN 16931)

Seit Version 2.10.65 erzeugt der Rechnungsverwalter ZUGFeRD-Rechnungen im aktuellen Format ZUGFeRD 2.x / Factur-X mit dem Profil EN 16931. Bis Version 2.10.64 wurde das alte Format ZUGFeRD 1.0 (Profil COMFORT) verwendet, das viele Empfänger und Prüfprogramme nicht mehr akzeptieren. Diese Anleitung erklärt, was sich geändert hat und wie Sie eine erzeugte Rechnung prüfen können.

1. Was ist ZUGFeRD 2.x / Factur-X?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Die Rechnung ist eine normale PDF-Datei, die der Empfänger lesen und drucken kann, und enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung. Seit Version 2 ist ZUGFeRD identisch mit dem französischen Standard Factur-X; die eingebettete Datei heißt factur-x.xml. Das Profil EN 16931 entspricht der europäischen Norm für elektronische Rechnungen und ist damit auch die Grundlage für die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Deutschland. Die PDF-Datei wird als PDF/A‑3 erzeugt, einem Langzeitarchivformat, bei dem alle Schriften in der Datei eingebettet sind.

2. Einstellung

Die Einstellung ist unverändert: „Einstellungen → Schnittstellen“, Häkchen „Alle Rechnungen mit ZUGFeRD-Informationen ergänzen“ und darunter die Angaben zu Ihrem Unternehmen (Organisation, Straße, PLZ, Ort, Land als Kürzel wie „DE“, Steuernummer, USt-Nummer). Wenn Sie zusätzlich unter „Einstellungen → XRechnung“ einen Ansprechpartner mit E-Mail und Telefon eingetragen haben, werden diese Angaben als Kontakt des Rechnungsstellers in die XML übernommen.

Die Bankverbindung der Rechnung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), die Kundenadresse, die Kundennummer, die E-Mail-Adresse des Kunden, das Leistungsdatum, das Fälligkeitsdatum und der Zahlungstext werden automatisch aus der Rechnung übernommen. Die Rechnungspositionen gehen mit Nettopreis, Menge und Einheit in die XML ein; die Einheiten werden in die genormten Codes übersetzt (zum Beispiel Stunden → HUR, Stück → C62), genau wie bei der XRechnung.

3. Was in der PDF-Datei steckt

Öffnen Sie eine erzeugte Rechnung in einem PDF-Programm, das Anhänge anzeigt (zum Beispiel Adobe Acrobat Reader über das Büroklammer-Symbol): Dort finden Sie die Datei factur-x.xml. In den Dokumenteigenschaften steht als Standard „PDF/A‑3“ und als Factur-X-Profil „EN 16931“. Wer die Datei maschinell prüfen möchte, kann einen der kostenlosen Online-Validatoren für ZUGFeRD/Factur-X verwenden; die Rechnungen des Rechnungsverwalters werden dort als gültige EN‑16931-Rechnung mit gültigem PDF/A‑3 erkannt.

4. Hinweise

Für die automatische Verarbeitung müssen die Angaben vollständig sein, vor allem die USt-Nummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers und die vollständige Adresse des Kunden mit Land. Fehlt etwas, erzeugt das Programm die XML trotzdem, ein strenger Empfänger kann die Rechnung aber zurückweisen. Lässt sich die ZUGFeRD-Datei einmal nicht einbetten, wird die Rechnung wie seit Version 2.10.64 als normale PDF-Datei erzeugt und Sie erhalten einen Hinweis.

Benötigt ein öffentlicher Auftraggeber eine reine XML-Rechnung, verwenden Sie weiterhin die XRechnung (Schaltfläche „Als XRechnung speichern“ oder die automatische Anlage an die E-Mail, siehe Tutorial 21). Die ZUGFeRD-PDF ist dagegen das passende Format für Geschäftskunden, die sowohl eine lesbare Rechnung als auch die Daten zur automatischen Verbuchung erhalten sollen.