Es wird automatisch eine neue Rechnung erzeugt. Alle Felder werden mit Initial-Werten vorbelegt. Man kann dabei zwischen zwei verschiedenen Ansichten wechseln. Am linken Rand gibt es einen Bereich „Ansicht“. Im Modus „Eingabefelder“ sieht man die Rechnungen mit Eingabefeldern wie auf dem Bild unten. Im Modus „Dokument“ wird die Rechnung in einer Druckform dargestellt, so wie sie beim Drucken aussehen würde. Beim Umschalten in den Modus „Dokument“ wird die Rechnung automatisch gespeichert. Ein Beispiel dieser Ansicht findet man am Ende dieses Tutorials.

Am linken Rand befinden sich auch mehrere Buttons für Benutzer-Aktionen. Bei allen Benutzer-Aktionen, wie zum Beispiel, Anschalten einer Dokumenten-Ansicht oder Speichern im PDF-Format wird die Rechnung automatisch gespeichert. Der Button „Speichern“ (das Diskettensymbol ganz rechts) bietet außerdem die Möglichkeit jederzeit während der Bearbeitung einer Rechnung diese zu speichern.

Das Feld Bezeichnung stellt eine kurze Erläuterung zu der Rechnung dar. Dieses Feld wird auf der Rechnung nicht gedruckt und dient dem Benutzer ausschließlich als Hilfsmittel. Nach diesem Feld kann man später filtern, um bestimmte Rechnungen schnell finden zu können.

Das Feld Rechnungsnummer sollte immer gefüllt sein und wird auf der Rechnung gedruckt. Das Feld wird mit einer hoch gezählten Nummer (angefangen mit 1000) vorbelegt. Es dürfen gleichzeitig nicht zwei Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer vorhanden sein. Wenn man versucht, eine neue oder vorhandene Rechnung mit einer bereits vergebenen Rechnungsnummer abzuspeichern, bekommt man eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis. Zuletzt vergebene Rechnungsnummer kann man sich unter Einstellungen des Programms ansehen bzw. neu setzen.

Das Feld Rechnungsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt und wird auf der Rechnung gedruckt.

Jede Rechnung kann einen Zahlungsstatus „offen“ oder „bezahlt“ haben. Bei den offenen Rechnungen kann man das Fälligkeitsdatum angeben – das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden soll. Eine Liste der häufigsten Einträge neben dem Datumsfeld hilft, schnell ein passendes Datum zu berechnen. Das Feld ist mit dem üblichen Zahlungsziel von 2 Wochen = (aktuelles Datum + 14 Tage) vorbelegt.

Wenn die Rechnung bereits bezahlt ist, wird ein Zahlungsdatum benötigt. Das Zahlungsdatum ist wichtig, weil alle bezahlten Rechnungen in der Umsatzsteuervoranmeldung sowie der Gewinn-Überschuss Rechnung anhand des Datums übernommen werden.

Hinweis: Das Programm geht von einer IST-Versteuerung aus, was bei den meisten kleinen Betrieben der Fall ist. Für eine SOLL-Versteuerung muss ein kostenpflichtiges Modul erwerbt werden.

Der Zahlungsstatus wird nicht mit der Rechnung ausgedruckt.

Das Feld Logo-Bild gibt an, welches Bild als Logo auf der Rechnung dargestellt wird. Das Bild ist auf der Rechnung links oben zu sehen. Das Logo kann direkt aus der Liste der zur Verfügung stehenden Logos ausgewählt werden, oder man kann mit dem Button "auswählen..." auch ein neues Logo auswählen.

Wenn man den Button „auswählen...“ neben dem Feld anklickt, öffnet sich ein neues Fenster, in dem man Angaben zu Logo-Bildern machen kann. Man kann neue Logo-Bilder hinzufügen oder bestehende ändern bzw. löschen. Wenn man einen Eintrag in der Tabelle auswählt, werden die dazugehörigen Informationen unten dargestellt. Durch Klicken auf den Button "Ändern" kann man die Angaben ändern.

Mit dem Button „Standard festlegen“ wird das Logo, das gerade in der Liste ausgewählt ist, als Standard markiert. Dieses wird ab jetzt bei der Erstellung jeder neuen Rechnung verwendet. Durch den Button „Eintrag übernehmen“ wird das markierte Logo-Bild an die Rechnung übergeben und eingefügt.

Im Feld Meine Adresse legen Sie die Angaben zu Ihrer eigenen Person/Firma fest. Diese werden in der Rechnung oben rechts eingefügt. Haben Sie mehrere Adressen angelegt, können Sie aus einer Liste wählen. Oder Sie können analog zu Logo-Bild mit dem Button "auswählen..." ein neues Fenster öffnen, in dem Sie alle Ihre Adressen pflegen können.

Weiterhin ist der Rechnungsempfänger anzugeben. Durch die Angabe einer Kundennummer im Feld Kundennummer wird automatisch die Liste mit allen im Programm eingetragenen Kunden durchsucht.

Ist ein Kunde mit der Nummer vorhanden, werden seine Daten in die unteren Felder übernommen. Falls Sie die Einträge in den unteren Feldern manuell ändern, so gelten diese Änderungen nur für diese Rechnung. Der Eintrag in der Kundenliste bleibt unverändert.

Anders sieht es aus, wenn Sie nicht nur die Einträge in den unteren Feldern ändern, sondern auch im Feld Kundennummer eine noch nicht vergebene Kundennummer eintragen. Wird jetzt die Rechnung durch eine Benutzer-Aktion abgespeichert, wird mit der neuen Kundennummer ein neuer Eintrag in der Kundenliste erzeugt. Dies gilt selbst, wenn die unteren Felder ganz leer sind.

Durch das Drücken des Buttons "auswählen..." neben dem Feld „Kunden“ öffnen Sie die Liste mit allen Kunden - analog zu Logo-Bildern. Hier kann man neue Kunden hinzufügen sowie bestehende ändern bzw. löschen.

Falls man einen neuen Kunden eingibt, empfehlt es sich immer eine Kundennummer zu vergeben.

Mit dem Feld Textvorlage legen Sie den Rechnungstext fest. Der erste Textteil wird auf einer Rechnung oberhalb der Rechnungspositionen eingefügt. Der zweite Textteil wird unterhalb der Tabelle mit Rechnungspositionen eingefügt.

Sie können auch hier aus einer Liste verschiedene vordefinierte Textvorlagen auswählen. Durch das Drücken des Buttons "auswählen..." neben dem Feld "Textvorlagen" öffnen Sie die Liste mit allen vordefinierten Textvorlagen - analog zu Logo-Bildern. Hier kann man auch neue Textvorlagen hinzufügen sowie bestehende ändern bzw. löschen.

Bei jeder Rechnung kann der Rechnungstext auch manuell angepasst werden, ohne dass Sie die Textvorlage dadurch verändern.

In der Tabelle mit Rechnungspositionen werden die Produkte/Leistungen aufgeführt, die in Rechnung gestellt werden. Durch einen Klick auf den "Plus"-Button geht ein Fenster zum Hinzufügen einer Rechnungsposition auf.

Man kann hier entweder den Namen und Preis eines neuen Produktes oder einer neuen Dienstleistung anlegen oder eine bereits vorhandene Rechnungsposition auswählen. Bei der Eingabe einer neuen Position wird diese Position mit dem Preis in die Liste mit den bestehenden Positionen mitaufgenommen.

Alle Rechnungspositionen haben einen Namen, einen Faktor, einen Preis und einen Betrag, wobei der Betrag sich durch (Faktor * Preis) errechnet.

Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf eine Rechnungsposition in der Tabelle oder durch einen Klick auf den Änderungsbuttons öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster lassen sich alle Angaben bearbeiten und anpassen.

Wenn eine Rechnungsposition neu hinzugefügt oder geändert wird, ändert sich automatisch der Netto-Betrag (die Summe der Beträge aller Rechnungspositionen). Dieser Wert befindet sich im Feld Netto-Betrag. Wenn die Preise in den Rechnungen in Brutto angegeben werden sollen, muss man es im Programm entsprechend einstellen: Menüpunkt "Einstellungen->Meine Daten->Rechnerische Angaben->Rechnungspositionen->Brutto-Preise".

Das Feld Mehrwertsteuer gibt einen Steuersatz an. Wenn das Feld geändert wird, ändert sich automatisch auch das Feld Brutto-Betrag.

Es ist möglich einen Umsatzsteuersatz mit zwei Nachkommastellen anzugeben. Initial wird ein Satz von 19% genommen, der kann aber in Einstellungen des Programms geändert werden ("Einstellungen->Rechnungen->USt-Satz").

Das Feld Zahlungsmethode gibt an, wie die Rechnung bezahlt werden soll. Das Feld wird nicht mit der Rechnung ausgedruckt.

Das Feld Bankdaten gibt an, auf welcher Kontoverbindung der Rechnungsbetrag eingehen soll. Das Feld wird in der aktuellen Version nicht mit der Rechnung ausgedruckt.

Das Feld Verwendungszweck gibt den Verwendungszweck für eine Überweisung an. Die Vorbelegung des Feldes ergibt sich aus den Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Das Feld wird nicht mit der Rechnung ausgedruckt.

Das Feld Fußzeile legt fest, mit welcher Fußzeile die Rechnung gedruckt wird.

Nachdem alle Angaben gemacht sind, kann die Rechnung gespeichert oder ausgedruckt werden.

Wenn man zu der Dokumentenansicht wechselt (durch Button „Dokument anzeigen“ oder durch die Wahloption „Dokument“) wird die Rechnung in einem Druckvorschau dargestellt.

Es gibt Möglichkeit im Programm die Spaltennamen der Tabelle mit Rechnungspositionen umzubenennen, dafür gibt es einen Menüpunkt „Einstellungen->Rechnungen->Spaltennamen“.

Standardmäßig werden alle Preise in Euro ausgegeben. Um eine andere Währung zu wählen muss man die entsprechende Einstellung unter „Einstellungen->Meine Daten->Rechnerische Angaben->Währung“ vornehmen.

Es ist durchaus möglich mit Programmierkenntnissen, das Seitenlayout zu verändern. Eine Erläuterung dazu findet man im Tutorial 11: Anpassen des Rechnungslayouts.

Zu diesem Tutorial sind noch keine Kommentare vorhanden.