Rechnungen in kleinen Unternehmen

Formen der Aufbewahrung entscheidend

In der Regel reicht es, dass Buchungsbelege so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen. Steuerlich relevante Unterlagen, die als digitales Original vorliegen, müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Die Aufbewahrung auf Papier und Mikrofilm, als Image im optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf beliebigen Datenträgern reicht demnach nicht mehr aus.

Wer Originale aufbewahrt, muss diese sowohl gesichert, wie auch geordnet aufbewahren. Das heißt im konkreten Einzelfall:

• • Ort der Aufbewahrung muss vor Einflüssen, wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein.
• • Schrift auf dem verwendeten Papier darf nicht verblassen – bei Belegen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) sollten Kopien auf herkömmlichem Papier gezogen werden, um ein Verblassen der Schrift auszuschließen.
• • Unterlagen müssen so geordnet sein, dass ein Dritter ohne Probleme innerhalb angemessener Zeit eine Prüfung der Unterlagen durchführen kann.

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