Tutorial 12: Erstellen von Dokumenten

Mit dem Rechnungsverwalter ist es möglich, verschiedene Dokumente zu erstellen und an Kunden zu verschicken. In diesem Tutorial wird ein Angebot (Tutor_12_Angebot.pdf) erstellt und anschließend anhand des Angebots eine Rechnung (Tutor_12_Rechnung.pdf).


Unter dem Reite „Meine Dokumente“ befindet sich ein Journal mit allen erstellten Dokumenten.

Um ein neues Dokument zu erstellen kann man einfach den Button „Dokument erstellen“ drucken. Danach wird ein neues Fenster geöffnet, in dem sich verschieden Eingabefelder befinden. Diese sind Eigenschaften des neuen Dokuments.

Als erstes wird es angeboten, eine Dokumentenart festzulegen. Unter einer Dokumentenart ist der Typ eines Dokumentes gemeint. Standardmäßig sind folgende Dokumentarten verfügbar: Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Brief, Erinnerung, Lieferschein (Programmstand 2.10.18). Für jede Dokumentenart sind verschiedene Status verfügbar, zum Beispiel „erstellt“ oder „verschickt“. Welche Status ein Dokument haben kann, kann man flexibel einstellen. Außerdem kann man neue Status hinzufügen.

Es ist auch möglich, eigene Dokumentenarten zu definieren oder bestehende zu ändern. Dazu druckt man den Button „auswählen“ neben dem Eingabefeld „Dokumentenart“ oder ruft man das gleiche Fenster unter dem Menü „Einstellungen->Dokumente->Arten“.

Hier befindet sich eine Tabelle mit Dokumentenarten.

Wählt man eine Zeile aus, werden die entsprechenden Details zur ausgewählten Dokumentenart unten angezeigt.

In der Liste „Zulässige Status“ findet man die Status, die für diese Dokumentenart verfügbar sind. Im Feld „Initialstatus“ ist der Status angegeben, der als Vorbelegung für die Dokumentenart benutzt wird. Auf dem unteren Bild sieht man, dass ein Brief den Initialstatus „verschickt“ bekommen wird.

In der Liste „Zulässige Vorlagen“ findet man die Vorlagen, die für diese Dokumentenart verfügbar sind. Bei den Dokumenten werden andere Vorlagen verwendet als bei den Rechnungen. Jede Dokumentenvorlage besteht analog einer Rechnungsvorlage aus einer Bezeichnung und zwei Textblöcken. Der erste Text wird auf den Dokumenten vor den Rechnungspositionen gedruckt und der zweite danach. Man kann neue Vorlagen anlegen oder bestehenden modifizieren. Die Vorlagen befinden sich unter dem Menüpunkt „Einstellungen->Dokumente->Dokumentenvorlagen“. Im Feld „Initialvorlage“ ist die Vorlage angegeben, der als Vorbelegung für die Dokumentenart benutzt wird. Auf dem unteren Bild sieht man, dass ein Brief die Initialvorlage „Brief – leere Vorlage“ bekommen wird.

Außer Rechnungsvorlagen und Dokumentenvorlagen existieren E-Mail Vorlagen. Diese werden wie ihr Name schon sagt als E-Mail Vorlagen verwendet, wenn ein Dokument oder Rechnung per E-Mail verschickt wird. Für jede Dokumentenart ist es möglich eine eigene Initial E-Mail Vorlage zu definieren.

Alle erwähnten Vorlagen sind parametrisierbar: in den Vorlagen kann man zum Beispiel Variable definieren, die dann in einer Druckansicht mit Daten aus Dokumenten ersetzt werden. So zum Beispiel wird die Variable !anrede! immer durch eine persönliche Andere ersetzt.

Und nun zurück zu dem erstellten Dokument. Weiterhin sind Dokumentennummer und Dokumentendatum einzugeben. Sie werden entsprechend mit einer fortlaufenden Nummer und aktuellem Datum vorbelegt.

Das Feld „Betreff“ wird automatisch aus den Feldern Dokumentenart und Dokumentennummer abgeleitet, kann aber durch eine beliebige Bezeichnung ersetzt werden. Der Betreff wird auf dem Dokument mit einer Fett-gedruckten Schrift angedruckt.

Analog Erstellung einer neuen Rechnung müssen ein Logo-Bild und eigene Adresse ausgewählt sein.

Der Kunde, für den das Dokument erstellt wird, kann manuell angegeben werden oder aus einem Kundenverzeichnis ausgewählt werden. Analog Rechnungen wird auch die Fußzeile vorbelegt.

Nachdem wir die Dokumentenart „Angebot“ ausgewählt haben, wird als Vorbelegung die Textvorlage „Angebotstext 1“ verwendet.

Jeder Text besteht aus zwei Teilen. Der erste Text wird vor der Tabelle mit den Produkten / Dienstleistungen gedruckt, der zweite Text – danach.


Man kann die Vorlagen parametrisieren, so dass man die Texte abhändig von den Dokumentendaten erstellt. Fügen Sie daüfr einfach den gewünschten Parameter in die Textvorlage ein. Alle mögliche Parameter mit ihrer Bedeutung sind in der Tabelle unten dargestellt.

Parameter Bedeutung
!anrede! Persönlichen Anrede
Der Variable wird durch folgende Ausdrücke ersetzt:
"Sehr geehrte Frau Kundenname" - falls die Anrede Frau ausgewählt ist und der Kundenname befüllt ist.
"Sehr geehrter Herr Kundenname" - falls die Anrede Herr ausgewählt ist und der Kundenname befüllt ist.
"Sehr geehrte Damen und Herren" - falls die Anrede oder Kundenname fehlen.

Der Parameter darf nur im Textblock 1 vorkommen.
!betrag.brutto! Rechnungsbetrag Brutto
!rechnungsNummer! Dokumentennummer (bis Release 2.10.33)
!rechnungsDatum! Dokumentendatum (bis Release 2.10.33)
!nummer! Dokumentennummer (ab Release 2.10.34)
!datum! Dokumentendatum (ab Release 2.10.34)
!dok_art! Dokumentenart
!int_notiz! Interne Notiz
!kunden_nr! Kundennummer

Jeder Parameter fängt an und endet mit einem Aufrufezeichen. Die Groß/Kleinschreibung ist zu beachten.

Wenn man nun in Dokumentenansicht wechselt, bekommt man folgendes Dokument zu sehen:

Es sind noch keine Rechnungspositionen angegeben, so dass sie auch nicht auf dem Dokument gedruckt sind.

Nun fügen wir zwei Rechnungspositionen hinzu. Dazu drucken wir den Button mit einem grünen Plus-Zeichnen neben der Tabelle mit Rechnungspositionen.

Und wechseln wieder in Dokumentenansicht:

Bei jedem Wechsel in Dokumentenansicht wird das Dokument automatisch gespeichert. Man kann das Dokument as pdf-Datei speichern oder direkt per E-Mail aus dem Programm verschicken. Am Anfang dieses Tutorials findet man einen Link zu dem gerade erstellten Angebot.

Nehmen wir an, der Kunde hat das Angebot angenommen, und wir erstellen nun aus dem Angebot eine Rechnung. Dazu öffnen wir das erstellte Angebot und drucken den Button „Neues Dokument“.

Alternativ kann man das Angebot einfach in Journal markieren und ohne zu öffnen den Button „Neues Dokument“ drucken.

Dann erscheint ein neues Fenster. In diesem Fenster sieht man, dass das Angebot „Angebot 1001“ als eine Kopiervorlage verwendet wird. Das heißt – Kundendaten, Rechnungsposition, Fußzeile, Logo, eigene Adresse werden aus dem Angebot 1001 übernommen.

Es ist möglich, eine neue Rechnung zu erstellen oder ein neues Dokument. Bei den Rechnungen hat man zusätzlich den Status der Rechnung zu vergeben – „offen“ oder „bezahlt“ und dementsprechend „Zahlen bis“-Datum oder „Bezahlt am“-Datum. Bei Dokumenten sind die Dokumentenart und der Dokumentenstatus festzulegen.

Standardmäßig wird eine neue Rechnung-/Dokumentennummer fortlaufend vergeben. Bei Bedarf kann man die Nummer manuell vergeben. Die Rechnungsnummer und Dokumentennummer sind zwei verschiedene Nummernkreise. Bei den Nummern dürfen auch Buchstaben verwendet werden.

Als Rechnungs-/Dokumentendatum kann das Datum aus dem Dokument, das aktuelle Datum oder ein manuell angegebenes Datum genommen werden.

Interne Notiz wird aus dem Dokument übernommen (im Beispiel war diese nicht gefüllt). Ein kleiner Kommentar „31.10.2013 Vorgänger: Angebot 1001“ wird automatisch hinzugefügt.

Nachdem man den Button „Anlegen“ druckt wird eine neue Rechnung erstellt. Den Link zu der erzeugten Datei findet man am Anfang dieses Tutorials.

Analog beschriebenen Schritten kann man aus einer Rechnung eine neue Rechnung oder ein neues beliebiges Dokument erstellen. Dafür druckt man den Button „Neues Dokument“ unter „Meine Rechnungen->Journal“ oder öffnet man eine Rechnung und druckt da den gleichnamigen Button.



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