Rechnungen in kleinen Unternehmen – Teil 2

Generell gilt seit 2004, dass Rechnungen zeitnah, sprich innerhalb von sechs Monaten erstellt werden müssen, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmen oder eine juristische Person ist. Für private Auftraggeber gilt diese Frist nur, sofern es sich um Lieferungen und Leistungen mit Bezug zu einem Grundstück handelt.

Für Rechnungssteller gestaltet es sich mitunter schwierig, einen Unterschied zwischen Unternehmer und Privatperson festzustellen. Zur eigenen Sicherheit ist deshalb eine Rechnungslegung möglichst frühzeitig durchzuführen. Außerdem kann somit die eigene Liquidität verbessert werden. Zusätzlich gilt, dass Ansprüche aus Lieferungen und Leistungen binnen drei Jahren verjähren, wenn sie in diesem Zeitraum nicht angemeldet werden. Auch in diesem Zusammenhang ist eine zeitnahe Rechnungslegung wichtig.

Rechnungen sind aufzubewahren

Ebenfalls sind die einmal erstellten Rechnungen vergleichsweise lange aufzubewahren. Die üblichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen betragen sechs oder zehn Jahre und sind im Handelsgesetzbuch bzw. in der Abgabenordnung geregelt. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dabei müssen diese nicht zwingend als papierhafter Original-Beleg aufbewahrt werden. In Frage kommen ebenfalls:

• Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern,
• Bildliche Wiedergabe in analoger oder digitaler Form und
• Inhaltliche Wiedergabe in analoger oder digitaler Form.