Hinweis: Hierbei handelt es sich um einen kostenpflichtiges Modul, der zusätzlich im Programm Rechnungsverwalter aktiviert werden muss. Um das Modul zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
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Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit einen Newsletter an alle Kunden zu versenden. Wie Sie Ihre Kunden aus einer CVS-Datei ins Programm importieren können, erfahren Sie in diesem Tutorial.
Nachdem das Modul aktiviert ist, erscheint im Hauptmenü ein neuer Reiter „E-Mail-Massenversand“. Unter dem Reiter befindet sich eine Tabelle. Jede Zeile diese Tabelle repräsentiert eine Versand-Aktivität. Im oberen Bereich der Form sind einige Statistiken angezeigt: Die Anzahl der Journale sowie die Anzahl der verschickten Mails. Gleich daneben befindet sich die Anzahl der Kunden und ebenfalls eine Übersicht darüber, für wie viele der Kunden eine Anrede und E-Mailadresse hinterlegt ist. An Kunden ohne hinterlegte Mailadresse kann kein Newsletter per E-Mail verschickt werden.
Um einen E-Mail-Versand durchzuführen, muss man ihn als Objekt im Programm anlegen. Mit einem Klick auf den Plus Button erscheint ein neuer Reiter. Das neue Objekt hat eine Versandnummer und ein Erstellungsdatum, die automatisch initiiert wurden. Das Feld "Bezeichnung" ist editierbar und kann mit einem beliebigen Text versehen werden. Der Versand erhält den Status „nicht versendet“. Im Textfeld „Kommentar“ kann man einen beliebig langen Kommentar hinterlassen.
Im Bereich "Absender Einstellungen" befinden sich die Einstellungen für den E-Mail Account von dem die E-Mails versendet werden sollen. Ein Account hat folgende Eigenschaften: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Passwort, Verbindungsprotokoll, Host und Portnummer. Diese Angaben erhält man vom E-Mail Anbieter. Wenn diese Daten nicht angegeben sind, ist kein E-Mail-Versand möglich.
Rechts oben befindet sich eine Auflistung von notwendigen Aktivitäten, die für einen Versand erledigt werden müssen. Diese Optionen sind mit einem grauen Pfeile markiert. Sobald die Aktivität durchgeführt ist, wird diese Zeile automatisch durch einen grünen Haken ersetzt. Folgende Aktivitäten sind für einen Versand notwendig:
Empfänger hinzufügen: es muss mindestens einen Empfänger vorhanden sein Betreff eingeben: der E-Mail-Betreff muss angegeben sein E-Mail Inhalt angeben: Versand-Inhalt muss angegeben sein Absender-Einstellungen angeben: ohne einen gültigen E-Mail Account ist keine Versand möglich Test-Versand durchführen: man kann beispielsweise zuerst eine Test-E-Mail an sich selbst versenden, um das Layout der E-Mail zu kontrollieren
Der E-Mail Account des Versenders ist der gleiche Account wie beim Versenden von Rechnungen und Dokumenten. Er kann unter Einstellungen -> Meine Daten -> E-Mail Konto konfiguriert und getestet werden.
Unter dem Reiter Empfänger ist der Empfangskreis festzulegen. Hier sind zwei Tabellen vorhanden. In der Linken Tabelle befinden sich die E-Mail Accounts, an die der Versand stattfinden soll. Man kann die Empfänger mit den Zeilen aus einer Tabelle in die andere verschieben oder alle Empfänger auf einmal mit Hilfe der Doppelpfeile verschieben. In der rechten Tabelle sind alle Kunden mit E-Mail Account dargestellt, an die keine Nachricht versendet wird.
Wenn man einen Versand neu anlegt, werden alle Kunden mit einer vorhandenen E-Mail Adresse selektiert. Die rechte Tabelle bleibt leer.
Analog der Rechnungen und Dokumente, kann man im Text von E-Mails die Variable !anrede! benutzen. Wenn man den Ausdruck im E-Mail Inhalt einfügt, wird dieser bei dem Versand dynamisch ersetzt. Wenn der Empfänger keine Anrede und keinen Namen hat, wird diese durch "Sehr geehrte Damen und Herren" ersetzt. Ist die Anrede und der Name hinterlegt, werden diese automatisch eingesetzt: "Sehr geehrte Frau Name" oder "Sehr geehrter Herr Name".
Zusätzlich zu den bestehenden Kunden ist es möglich auch manuell E-Mail Adressen einzugeben. Dafür drückt man den Button "Empfänger manuell eingeben".
Die E-Mail-Adressen werden hintereinander in neuen Zeilen hinzugefügt. Jede Zeile soll eine E-Mail repräsentieren. Optional kann man auch die Anrede und den Namen des Empfängers angeben. Sie müssen, wie auf dem unten angezeigten Bild, in einem speziellen Format stehen:
| E-Mail Adresse;Anrede;Name |
Nachdem man den Button "Hinzufügen" gedruckt hat, werden die neuen E-Mail Adressen in der linken Tabelle hinzugefügt.
Unter dem Reiter „Inhalt“ befinden sich der Betreff der email und ihr Inhalt. Man kann den Typ der Emails festlegen - HTML E-Mail oder reinen Text. Der Inhalt der E-Mail kann man entweder manuell eintippen oder aus einem anderen Dokument mittels Copy&Paste (Strg-C, Strg-V) hinzufügen. Alternativ kann man den auch aus einer Datei direkt einlesen. Für die letzte Variante druckt man den Button „aus Datei einfügen“ und im erschienen Fenster wählt man eine Text-Datei aus. Der Inhalt der Datei wird sofort im Inhalt-Feld erscheinen.
Wenn alle Angaben gemacht sind und man zurück zum ersten Reiter geht, sind die neu erledigten Aktivitäten nun mit einem Häkchen versehen.
Es empfiehlt sich jetzt ein Test Versand durchzuführen. Dafür stehen drei Felder bereit: Empfänger (E-Mail Adresse), an den eine Test-E-Mail verschickt werden soll, Anrede und Name. Wenn man den Button "Versand testen" drückt, wird eine E-Mail mit angegebenem Betreff und Inhalt verschickt.
Bei erfolgreichem Test wird die Aktivität "Test-Versand durchführen" auch mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Man kann nun den Button "Massenversand starten" drücken und der Versand wird ausgeführt. Am Ende erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Angabe, wie viele E-Mail erfolgreich versendet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.
Im Journal sieht man nun den Versand mit dem Status "versendet". Es werden einige Statistiken angezeigt, aus denen man entnehmen kann, wann der Versand stattgefunden hat, wie lang er dauerte und mit welcher durchschnittlichen Geschwindigkeit.
Man kann den Versand zu einem beliebigen Zeitpunkt wiederholen, indem man einen bereits durchgeführten Versand auswählt und den Button "Duplizieren" drückt oder einen Versand öffnet und dann den Button "Massenversand wiederholen" drückt. Dann wird ein neues Objekt "Versand" mit den gleichen Parametern angelegt.
Im Journal erhält man ein übersichtliches Protokoll über alle versendeten E-Mails mit Empfängern und verschickten Inhalten.
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